डेटाबेस तयार करणे (Creating a Database)
डेटाबेस टेम्प्लेट पर्याय
डेटाबेस टेम्प्लेट पर्यायाचा उपयोग टेबस, फॉर्मस, क्वेरिज आणि रिपोर्टस तयार करण्यासाठी करतात. टेम्प्लेटने पुरवलेल्या पाय-यांद्वारे एका क्रियेमध्ये हे करता येते. टेम्प्लेटमध्ये, अपेक्षित उत्तर मिळविण्यासाठी टप्यायांची प्रक्रिया असते.
डेटाबेस टेम्प्लेट पर्याय किंवा ब्लॅक डेटाबेस पर्याय वापरुन डेटाबेस तयार करता येते. आकृती पहा .
फीचर्ड ऑनलाईन टेम्प्लेट पर्याय वापरुन डेटाबेस तयार करणे
मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस ॲक्सेस सुरू केल्यावर वेगवेगळया टेम्प्लेटस आणि नवीन मोकळा डेटाबेस एका पृष्टासह दिसतात. फीचर्ड ऑनलाईन टेम्प्लेट असून ते या पृष्टावर दिसते. या भागातील कोणत्याही एका टेम्प्लेटवर क्लिक करा आणि वापरा. एमएस ॲक्सेस विंडोच्या डाव्या भागात टेम्प्लेट कॅटेगरिजमध्येही अधिक टेम्प्लेटस उपलब्ध आहेत.
उपलब्ध टेम्प्लेटसही क्लिक करून निवडता येतात. डेटाबेसाठी फाईलचे नाव, फाईल नेम बॉक्समध्ये द्यावे लागते. हा बॉक्स एमएस ॲक्सेल विंडोच्या उजव्या भागात असते. एमएस ॲक्सेस, डेटाबेसला फाईल नेम बॉक्समध्ये फाईलचे नाव सुचवतो. फाईलच्या नावात बदल करता येते आणि वेगळा फोल्डर निवडता येतो.
डेटाबेसला एकदा फाईलचे नाव दिल्यावर, डेटाबेस डाऊनलोड करण्यासाठी आणि उघडण्यासाठी डाऊनलोड बटणावर क्लिक करा. एक फॉर्म दिसेल ज्यामध्ये डेटा घालता येईल.
डेटा घालण्यास सुरुवात करण्यासाठी फॉर्ममधील पहिल्या रिक्त सेलमध्ये क्लिक करा आणि टायपिंग करण्यास सुरवात करा. काही रेकॉर्डस घातल्यावर, नेव्हिगेशन पेन वापरुन इतर फॉर्म्स किंवा रिपोर्टस वापरात येतील का ते पहा.
उदा. कॉन्टेन्ट्स डेटाबेसमध्ये फर्स्ट नेम, लास्ट नेम, इ-मेल ॲड्रेस यासारखी काही डीफॉल्ट फील्डची नावे आहेत.
डेटा घातल्यानंतर तो डेटाबेस सेव्ह करून बंद करा.
ब्लॅक डेटाबेस पर्याय
ब्लॅक डेटाबेस पर्यायाचा उपयोग रिक्त डेटाबेस तयार करण्यासाठी करतात, ज्यामध्ये आवश्यकतेनुसार टेबल्स, क्वेरिज, फॉर्म्स आणि रिपोर्टस घालता येतात.
जर आवश्यक टेम्प्लेटस, मायक्रोसॉफ्ट ॲक्सेसमध्ये नसतील तर फीचर्ड ऑनलाईन टेम्प्लेट पर्यायाएवजी ब्लॅक डेटाबेस पर्याय वापरता येतो. हा पर्याय रिक्त डेटाबेस तयार करण्यास मदत करतो, ज्यामध्ये आवश्यकतेनुसार टेबल्स, क्वेरिज, फॉर्म्स आणि रिपोर्टस घालता येतात.
ब्लॅक डेटाबेस पर्याय वापरून डेटाबेस तयार करणे
ब्लॅक डेटाबेस पर्याय वापरून डेटाबेस तयार करण्याच्या पाय-या
1. मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस ॲक्सेस पृष्ठावर सुरुवात केल्यावर न्यू ब्लॅक डेटाबेसमधील ब्लॅक डेटाबेसवर क्लिक करा.
2. ब्लॅक डेटाबेस भागामधील फाईल नेम बॉक्समध्ये फाईलचे नाव टाईप करा.
3. डेटाबेसचे ठिकाण शोधण्यासाठी ब्राऊझ फोल्डर आयकॉनवर क्लिक करा.
4. नवीन ठिकाण शोधा आणि ओकेवर क्लिक करा.
5. क्रियटवर क्लिक करा.
ॲक्सेसमध्ये टेबल 1 या नावाने रिक्त टेबलसह नवीन डेटाबेस तयार होतो आणि डेटाशीट व्हयूम टेबल1 उघडते अँड न्यू फील्ड कॉलममधील पहिल्या रिक्त सेलमध्ये कर्सर असतो.
आता, डेटा टाईप करुन किंवा दुस-या ठिकानाहून कॉपी करुन पेस्ट येतो.
डेटाशीट व्हूमध्ये माहिती भरणे हे मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सस 2007 वर्कशीटमध्ये काम करण्यासारखेच असते. नवीन टेबलमध्ये नवीन कॉलम घातला जातो तेव्हा नवीन फील्ड तयार केले जाते. दिलेल्या डेटानुसार ॲक्सेस प्रत्येक फील्डमधील डेटा प्रकार आपोआप निश्चित करतो.
टेबल1 मध्ये जर कोणतीही माहिती घालायची नसेल तर क्लोजवर क्लिक करा. जर टेबल६मध्ये बदल केले तर एमएस ॲक्सेस केलेले बदल सेव्ह करण्याबद्दल विचारणा करेल. त्यामुळे केलेले बदल सेव्ह करण्यासाठी येसवर क्लिक करा.
टीप : जर टेबल1 किमान एकदा सेव्ह न करता तसेच बंद केले तर, जरी त्या टेबलमध्ये माहिती भरली असली तरी संपूर्ण टेबल काढून टाकले जाते.
डेटाबेस बंद करणे
डेटाबेस बंद करण्याच्या पाय-या
1. मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटणावर क्लिक करा. प्राथमिक कमांड्सची यादी येईल.
2. क्लोज डेटाबेस पर्यायावर क्लिक करा.
आधीचा डेटाबेस उघडणे
आधीचा डेटाबेस उघडण्याच्या पाय-या
1. आधीचा डेटाबेस उघडण्याच्या बटणावर क्लिक करा आणि त्यानंतर आपनवर क्लिक करा.
2. ओपन डायलॉग बॉक्समध्ये, जो डेटाबेस उघडायचा आहे तो शोधा.
3. डेटाबेस डबल-क्लिक करा आणि माहिती भरा.
4. डेटाबेस सेव्ह करून बाहेर पडा.
आधीचा डेटाबेस वेगवेगळया इतर प्रकारेही उघडता येतो.
ओपन बटणापुढील ॲरोवर क्लिक करुन विविध प्रकारची यादी येतेध्‍ ते प्रकार पुढीलप्रकारे :-
- ओपन
- आपेन - रीड ओन्ली
- ओपन एक्सक्ल्युझिव्ह
- ओपन एक्सक्ल्युझिव्ह रीड - ओन्ली
ओपन - एकाच वेळी सर्वांना डेटाबेस वापरता यावा (shared access) यासाठी ओपन प्रकारावर क्लिक करा. त्यामुळे सर्व युजर्स तो डेटाबेस वाचू शकतील आणि त्यात लिहू शकतील.
ओपन रीड ओन्ली - रीड ओन्ली प्रकारावर क्लिक केल्यास युजरला डेटाबेस फक्त उघडता येईल परंतु त्यात बदल करता येणार नाही. परंतु इतर युजर्स तो डेटाबेस वाचू आणि लिहू शकतील.
ओपन एक्सक्ल्युझिव्ह - डेटाबेसचा संपूर्ण ॲक्सेस मिळवण्यासाठी ओपन ओपन एक्सक्ल्युझिव्ह क्लिक करा. जेव्हा एक्सुझिव्ह अॅक्सेसमध्ये डेटा उघडला जातो तेव्हा इतर कोणीही डेटाबेस उघडण्याचा प्रयत्न केल्यास "File already in use" असा संदेश येतो.
ओपन एक्सक्ल्युझिव्ह रीड - ओन्ली - डेटाबेस फक्त वाचण्यासाठी उघडायचा असल्यास एक्सकल्युझिव्ह रीड-ओन्लीवर क्लिक करा. इतर युजर्स हा डेटाबेस उघडू शकतात. परंतु त्यांना तो केवळ वाचताच येतो.