फील्ड्स आणि रेकॉर्ड्स (Fields and Records)
(Objectives) या सत्राच्या अखेरीस तुम्ही या गोष्टी करु शकाल:
- आधीच्या टेबलमधील फील्डचे नाव बदलणे
- अनावश्यक फील्ड्स काढून टाकणे
- आधीच्या टेबलमध्ये नवीन फील्ड घालणे
- फील्ड्सचा क्रम बदलणे .
- रेकॉर्ड घालणे, त्यात बदल करणे आणि काढून टाकणे .
- रेकॉर्ड शोधणे
- रेकॉर्डस सॉर्ट आणि फिल्टर करणे
- रेकॉर्ड्समध्ये रिलेशनशिप्स देणे
आधीच्या टेबलमधील फील्डचे नाव बदलणे
फील्ड हे टेबलमधील कॉलम दर्शवते. उदा. ऑथर नेम नावाचा कॉलम हे ऑथर टेबलमधील फील्ड आहे . टेबलमधील फील्ड्स ही माहितीचे कॉलम्स असतात. म्हणून फील्ड्समध्ये माहितीचा विशिष्ट प्रकार साठवला जातो. टेबलमध्ये, फील्ड्सना नावे देणे अतिशय आवश्यक असते. जर नाव अर्थपूर्ण नसेल तर त्या फील्डमध्ये अयोग्य डेटा घातला जाण्याची शक्यता असते. फील्डचे नाव आवश्यकता असल्यास बदलता येते.
आधीच्या टेबलमधील फील्डचे नाव बदलण्याच्या पायऱ्या
1. मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटणावर क्लिक करा आणि त्यानंतर ओपनवर क्लिक करा.
2. ओपन डायलॉग बॉक्समध्ये, डेटाबेस निवडा आणि उघडा.
3. नॅव्हिगेशन भागात, योग्य त्या टेबलवर राईट-क्लिक करा आणि डिझाइन व्ह्य निवडा.
4. फील्ड नेम कॉलम हेडरखालील सेलमधील किंवा फील्ड्स अॅन्ड कॉलम्स ग्रुपमधील डेटाशीट टॅबवरील-फील्डचे नाव निवडा आणि बदला, रीनेमवर क्लिक करा.
अनावश्यक फील्ड्स काढून टाकणे
जे फील्ड आवश्यक नसते ते काढून टाकणे शक्य असते.
अनावश्यक फील्ड काढून टाकण्याच्या पायऱ्या
1. जे फील्ड काढून टाकायचे ते निवडा आणि डिलीट की दाबा.
किंवा
2. काढून टाकायच्या फील्डवर राईट क्लिक करा आणि डिलीट कॉलम निवडा. एक डायलॉग बॉक्स
येईल. डिलीट करण्यासाठी येस क्लिक करा किंवा पुढे सुरु ठेवण्यासाठी नो क्लिक करा.
3. टल्स ग्रुपच्या डिझाइन व्ह्यूमधील डिझाइन टॅबवरील डिलीट रोज वर क्लिक करा. एक डायला बॉक्स येईल. डिलीट करण्यासाठी येसवर क्लिक करा किंवा पुढे जाण्यासाठी नोवर क्लिक करा.
किंवा
4. रेकॉर्डस ग्रुपमधील होम टॅबवरील डिलीटवर क्लिक करा. एक डायलॉग बॉक्स येईल. डिलीट करण्यासाठी येसवर क्लिक करा किंवा पुढे जाण्यासाठी नो वर क्लिक करा.
आधीच्या टेबलमध्ये नवीन फील्ड घालण्यासाठी
आधीच्या टेबलमध्ये नवीन फील्ड घालण्याच्या पायऱ्या
1. मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटणावर क्लिक करा आणि त्यानंतर ओपनवर क्लिक करा.
2. ओपन डायलॉग बॉक्समध्ये, डेटाबेस निवडा आणि उघडा.
3. नॅव्हिगेनशन भागातील उपलब्ध टेबल्सपेकी एकावर डबल-क्लिक करा.
4. अॅड न्यू फील्ड कॉलम हेडरखालील सेलमध्ये डेटा टाईप करा.
किंवा
5. फील्ड्स अॅन्ड कॉलम्स गुपमधील डेटाशीट टॅबवरील इन्सर्टवर क्लिक करा किंवा फील्ड्स अॅन्ड-कॉलम्स ग्रुपमधील डेटाशीट टॅबवरील न्यू फील्डवर क्लिक करा.
फील्ड्सचा क्रम बदलणे
जर फील्ड्स योग्य क्रमाने नसतील तर त्यामध्ये डेटा भरणे किचकट होऊ शकते. त्यासाठी फील्डचा क्रम बदलून योग्य क्रम ठेवण्यासाठी फील्ड्स हालवता येतात.
डटाशीट व्ह्यूमध्ये फील्डचा क्रम बदलण्यासाठी |
1. जे फील्ड हालवायचे आहे ते निवडा.
2. माऊस वापरुन ते फील्ड ओढून योग्य ठिकाणी नेऊन ठेवा. सन व्ह्यूमध्ये फील्डसचा क्रम बदलण्यासाठी याच पायऱ्या वापराव्यात.
रेकॉर्ड घालणे
डटाबेसमध्ये, रेकॉर्ड हे टेबलमधील विशिष्ट बाबीचा एक गट असतो. (आकृती ४.२ पाहा) रेकॉर्ड घालण्यासाठी सुरुवातीस टेबल उघडावे. डेटाशीट व्ह्य वापरुन एक नवीन रेकाडे घालावे. जेव्हा नही रेकॉर्ड घातले जाईल तेव्हा ते टेबलच्या शेवटी जोडले जाईल.
न्यू बटण वापरुन रेकॉर्ड घालण्याच्या पायऱ्या
1. मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटणावर क्लिक करा आणि त्यानंतर ओपनवर क्लिक करा.
2. ओपन डायलॉग बॉक्समधील डेटाबेस निवडा आणि उघडा.
3. डेटाबेसमधील नवीन रेकॉर्ड घालण्यासाठी टेबलवर क्लिक करा.
4. रेकॉर्ड्स ग्रुपमधील होम टॅबवरील न्यूवर क्लिक करा. किंवा टेबलच्या पहिल्या कॉलममध्ये राईटक्लिक करा आणि न्यू रेकॉर्ड पर्यायावर क्लिक करा.
रेकॉर्डमध्ये बदल करणे
आधीच्या रेकॉर्डमध्ये बदल करण्यासाठी टेबल उघडा, ज्या रेकॉर्डमध्ये बदल करायचा आहे तेथे जा आणि बदल करा.
1. टेबल उघडण्यासाठी
नॅव्हिगेशन भागात जे टेबल उघडायचे आहे त्यावर डबल-क्लिक करा. टेबल, त्याच्या डिफॉल्ट व्ह्यूमध्ये उघडेल. जेव्हा टेबल उघडेल तेव्हा त्यातील माहिती दाखविली जाईल. साधारणपणे पहिल्या रेकॉर्डमधील पहिले फील्ड निवडलेले असेल आणि ठळकपणे दिसेल. त्यामधील डेटा निवडल्यानंतर त्यामध्ये काही टाईप केल्यावर आधीचा डेटा बदलेल.
2. फील्डमधील व्हॅल्यू बदलणे
फील्डमधील जी व्हॅल्यू बदलायची आहे ती निवडा. त्यानंतर नवीन व्हॅल्यू टाईप करा किंवा निवडा. त्या फील्डमधील पहिली व्हॅल्यू बदलन टाईप केलेली व्हॅल्यू किंवा निवडलेली व्हॅल्यू घातली जाईल. दुसन्या रेकॉर्डमध्ये गेल्यावर किंवा टेबल बंद केल्यावर केलेले बदल सेव्ह होतील.
फील्डमध्ये माहिती घालण्यासाठी, त्या फील्डमध्ये क्लिक करा आणि ज्या ठिकाणी - कर्सर न्या. अरों की वापरुन कर्सर हलवता येतो.
३. फील्डमध्ये नवीन माहिती घालणे
मल्टमध्ये क्लिक करा आणि ज्या ठिकाणी माहिती घालायची आहे तेथे कर्सर न्या आणि टेक्स्ट टाइप जर टायपिंगमध्ये चूक झाली जर बॅकस्पेस की दाबा.
टीप: जेव्हा तुम्ही दुसऱ्या रेकॉर्डवर जाता किंवा टेबल बंद करता तेव्हा केलेले बदल अॅक्सेसमध्ये सेव्ह होतात.
रेकॉर्ड काढून टाकणे
वेदा रेकॉर्ड काढून टाकले जाते तेव्हा टेबलमधून माहिती कायमस्वरुपी काढून टाकली जाते. म्हणून रेकॉर्ड काढून टाकण्यापूर्वी दक्षता घ्यावी.
रेकॉर्ड काढून टाकण्याच्या पायऱ्या
1. जे रेकॉर्ड किंवा रेकॉर्ड्स काढून टाकायची आहेत ती निवडा.
2. रेकॉर्ड निवडण्यासाठी रेकॉर्डच्या पुढील रेकॉर्ड सिलेक्टरवर क्लिक करा. जर रेकॉर्ड सिलेक्टर उपलब्ध असेल तर असे करता येईल.
3. डिलीट की दाबा. एक डायलॉग बॉक्स येईल...
4. डिलीट करण्यासाठी येसवर क्लिक करा किंवा पुढे जाण्यासाठी नो वर क्लिक करा.
5. तसेच रेकॉर्डस ग्रुपमधील होम टॅबवरील डिलीटवर क्लिक करा. एक डायलॉग बॉक्स येईल. डिलीट
करण्यासाठी येसवर क्लिक करा किंवा पुढे जाण्यासाठी नोवर क्लिक करा.
रेकॉर्ड शोधण्यासाठी
फाइन्ड अॅन्ड रिप्लेस डायलॉग बॉक्समधील फाइंड वैशिष्ट्य वापरुन रेकॉर्ड शोधता येते.
जुळणारे रेकॉर्ड शोधण्याच्या पायऱ्या
1. तुम्हाला जे फील्ड शोधायचे त्यावर क्लिक करा.
2. फाइंड ग्रुपमधील होम टॅबवरील फाइंडवर क्लिक करा किंवा फील्डच्या नावावर राईट क्लिक करा _ आणि फाइंडवर क्लिक करा किंवा कीबोर्डवरील Ctrl+F शॉर्टकट की वापरा.
3. फाइंड अॅन्ड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स येईल.
4. फाइंड टॅबवर क्लिक करा.
5. फाइंड व्हॉट डायलॉग बॉक्समध्ये, जुळवायची माहिती
6. ल्डमध्ये बदल करायचा आहे ते किंवा त्याऐवजी त्याखालील संपूर्ण टेबल शोधण्यासाठी लक इन लिस्टचा वापर करा.
7. फील्डचा कोणताही भाग नि घेता येतो.
8. सर्च लिस्टमधील ऑल निवड णताही भाग निवडण्यासाठी मॅच लिस्ट वापरा. या पर्यायामुळे शक्य तितका मोठा शोध आल निवडा आणि त्यानंतर फाइंड नेक्स्टवर क्लिक करा.
रेकॉर्डस सॉर्टिंग करणे किंवा रेकॉर्डसचा अर्थपूर्ण क्रम लावणे
सॉर्टिंग म्हणजे अर्थपूर्ण प्रकारे रेकॉर्डसची रचना करणे. एक किवा आधक फाल्ड्सवर आधारित रेका सॉर्ट करता येतात.
टेबलमधील रेकॉर्ड्स सॉर्ट करण्याच्या पायऱ्या
1. जे फील्ड सॉर्ट करायचे आहे त्यामध्ये कर्सर न्या.
2. साटे असेंडिंग किंवा सॉर्ट डिसेंडिंग आयकॉनवर क्लिक करा. टबलमधील रेकॉर्डस सॉर्ट केल्यावर टेबलमधील रेकॉर्ड शोधणे सोपे जाते. निवडले डेटाच्या प्रकारानुसार सॉर्ट कमांड्स बदलतात.
कान्टेक्स्ट मेन पर्याय वापरुन व्हॅल्यूज सॉर्ट करता येतात. संख्या (Number), चलन । आटोनंबर हे सॉर्ट स्मॉलेस्ट किंवा लार्जेस्ट पर्याय वापरुन सॉर्ट करता येतात. ए ट डोट " टेक्स्ट, मेमो आणि हायपरलिंक सॉर्ट करता येतात. सॉर्ट सिलेक्टेड टू क्लिअर्ड पर्याय वापरून सॉर्ट करता येतात. सॉर्ट ओल्डेस्ट टू न्यूएस्ट पर्याय वापरुन तारीख आणि वेळ सॉर्ट करता येतात.
सॉर्ट केलेल्या क्रमाने रेकॉर्डची पुनर्रचना होते. फिल्टर वापरुन ज्या रेकॉर्डमध्ये बदल करायचा आहे किंवा काढून टाकायचे आहे ते रेकॉर्ड शोधता येते.
निवडीवर आधारित फिल्टर वापरण्याच्या पायऱ्या
1. टेबल उघडा.
2. टेबल आधीच उघडे नसल्याची खात्री करण्यासाठी सॉर्ट अॅन्ड फिल्टर ग्रुपमधील होम टॅबवरील अॅडव्हान्स्ड फिल्टर पर्यायावर क्लिक करा आणि नंतर क्लिअर ऑल फिल्टर्सवर क्लिक करा.
3. फिल्टरसाठी जी व्हॅल्यू वापरायची आहे ती ज्या रेकॉर्डमध्ये आहे ती शोधा आणि त्यानंतर फील्डवर क्लिक करा.
4. सॉर्ट अॅन्ड फिल्टर ग्रुपमधील होम टॅबवरील सिलेक्शनवर क्लिक करा आणि त्यानंतर जा कर द्यायचा आहे त्यावर क्लिक करा.
किंवा
5. त्या फील्डवर राईट क्लिक करा, फिल्टर्समध्ये जा, नंतर शॉर्टकट मेन्यूच्या खालच्या बाजूस इक्वल्स, डझ नॉट इक्वल्स, कंटेन्स किंवा डझ नॉट कंटेन्सवर क्लिक करा.
6. होम टॅबमधील सॉर्ट अॅन्ड फिल्टर कमांडस वापरुन फिल्टरच्या इतर प्रकाराचा न फिल्टरच्या इतर प्रकारांची माहिती घ्या.
रिलेशनशिप्स देणे
एकमेकांशी संबंध प्रस्थापित करणाऱ्या डेटाबेसेसची (relational databases) खरी ताकद ही डेटा एलेमेंट्समधील संबंध प्रस्थापित करण्याच्या क्षमतेवर असते.
रिलशनाशप्स विडो किंवा फील्ड लिस्ट भागातून फील्ड ओढून आणून (dragging) टेबल रिलेशनशिप तयार करता येते.
रिलेशनशिप्स डॉक्युमेंट टॅब वापरुन टेबल रिलेशनशिप तयार करण्याचा पायऱ्या
मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटणावर क्लिक करा आणि नंतर ओपनवर क्लिक करा.
1. ओपन डायलॉग बॉक्समधील डेटाबेस निवडा आणि उघडा.
2. शो/हाइड ग्रुपमधील डेटाबेस टूल्समधील रिलेशनशिप्सवर क्लिक करा.
3. जर रिलेशनशिप्स नसेल तर शो टेबल डायलॉग बॉक्स आपोआप येईल. जर हा बॉक्स आला नाही | तर रिलेशनशिप्स ग्रुपमधील डिझाइन टॅबवरील शो टेबलवर क्लिक करा.
4. एक किंवा अधिक टेबल्स किंवा क्वेरिज निवडा आणि अॅडवर क्लिक करा. शेवटी क्लोजवर क्लिक करा.
5. एका टेबलमधील साधारणत: प्रायमरी की असलेले फील्ड ओढून दुसऱ्या टेबलमधील फॉरेन की असलेल्या कमांड फील्डवर न्या. एकापेक्षा अधिक फील्ड ड्रॅग करण्यासाठी कन्ट्रोल की दाबन ठेवा. प्रत्येक फील्डवर क्लिक करा आणि त्यानंतर ओढा. (ड्रॅग करा)
6. एडिट रिलेशनशिप्स डायलॉग बॉक्स येईल.
7. दाखवण्यात शालेले फील्ड हे रिलेशनशिपसाठी कमांड फील्ड असणे आवश्यक आहे. जर फील्टचे । नाव चुकीचे असेल तर फील्डच्या नावावर क्लिक करा आणि यादीमधील योग्य ते फील्ड निवडा.
8. रिलेशनशिपसाठी रेफरन्शियल इंटेग्रिटी देण्यासाठी एनफोर्स रेफरन्शियल वडा आणि नंतर क्रीएटवर क्लिक करा.