क्वेरिज
क्वेरिज विझार्ड वापरुन क्वेरीज तयार करणे
क्वेरी हे एक डेटाबेस ऑब्जेक्ट असून ते मायक्रोसॉफ्ट ॲक्सेसमध्ये आहे. त्याचा उपयोग डेटाबेसमधून विशिष्ट अटीवर आधारित माहिती मिळवण्यासाठी केला जातो. क्वेरीच्या उत्तराला डायनासेट संबोधताता.
साधारणपणे विझार्डचा उपयोग नमुना टेबलवर आधारित क्वेरी तयार करण्यासाठी करतात.
Query new Object Query
क्वेरी विझार्ड वापरुन क्वेरीज तयार करण्याच्या पाय-या
1. अदर ग्रुपमधील क्रीएट टँबवरील क्वेरी विझार्डवर क्लिक करा.
2. न्यू क्वेरी डायलॉग बॉक्समधील क्वेरी विझार्डवर क्लिक करा आणि त्यानंतर ओकेवर क्लिक करा.
3. टेबल्स / क्वेरिजमध्ये ज्या टेबलमधील डेटा तुम्हाला वापरायचा आहे त्या टेबलवर क्लिक करा. या ठिकाणी ऑथर टेबलव क्लिक करा.
4. उपलब्ध फील्डसमधून ऑथर आयडी, ऑथर नेम, टेलिफोन नंबर आणि कंट्री या फील्डसवर डबल क्लिक करा. यामुळे सिलेक्टेड फील्डस लिस्टमध्ये ही फील्डस घातली जातील. सर्व चारही फील्ड्स घातली गेल्यावर नेक्स्टवर क्लिक करा.
5. या क्वेरीला ऑथर क्वेरी असे नाव द्या आणि त्यानंतर फिनिशवर क्लिक करा.
6. क्वेरी बंद करा आणि ती आपोआप सेव्ह झाल्याचे तुम्हाला दिसून येईल.
डेटाशीट व्ह्यूमध्ये वरीलप्रमाणे सर्व संपर्क साधण्याची रेकॉर्डस दाखविली जातात. या उत्तरामध्ये सर्व रेकॉर्डस दिसत नाहीत पंरतु क्वेरी विझार्डमध्ये दिलेली फक्त चारच फील्ड दाखवली जातात.
डिझाइन व्ह्यू वापरुन क्वेरिज तयार करणे
डिझाइन व्ह्यू वापरुनही क्वेरिज तयार करता येतात.
डिझाइन व्ह्यू वापरुन क्वेरिज तयार करण्याच्या पाय-या
1. अदर ग्रुपमधिल क्रिएट टॅबवरील क्वेरी डिझाइन आयकॉनवर क्लिक करा.
2. ज्या टेबलवर क्वेरी आधारित आहे ते टेबल निवडा.
3. ॲडवर क्लिक करा.
4. शो टेबल विंडो बंद करा.
5. क्वेरीमध्ये घालण्यासाठी फील्ड लिस्ट विंडोजमधील फील्डसच्या नावांवर डबल क्लिक करा.
6. रिझल्टस ग्रुपमधील डिझाइन टँबवरील क्वेरी आयकॉनवर क्लिक करा.
7. क्वेरीचे उत्तर दाखवले जाईल.
क्वेरी सेव्ह करणे
क्वेरी सेव्ह करण्याच्या पाय-या
1. ऑफिस बटणावरील सेव्ह आयकॉनवर क्लिक करा.
2. सेव्ह ॲज डायलॉग बॉक्स येईल. क्वेरीसाठी नाव द्या आणि त्यानंतर ओके बटणावर क्लिक करा.
किंवा
3. टॅब असलेल्या डॉक्युमेंसमधील क्वेरीवर राईट क्लिक करा आणि सेव्ह पर्याय निवडा.
क्वेिरीचे उत्तर सॉर्ट करणे
मनसॉर्ट ऑर्डरप्रमाणे क्वेरीचे उत्तर सॉर्ट करता येते.
लेखकांची रेकॉर्ड्स चढत्या आणि उतरत्या क्रमाने सॉर्ट करण्याच्या पायऱ्या
क्वेिरीचे उत्तर सॉर्ट करणे
1. डिझाइन व्ह्यूमध्ये क्वेरी उघडा.
2. ऑथर आयडी फील्डच्या सॉर्ट लिस्टमधून असेंडिंग (चढता) किंवा डिसेंडिंग (उतरता) क्रम निवडा.
3. क्वेरी सुरु करा.
टीप: जर सॉर्ट करण्याचा क्रम एकापेक्षा जास्त फील्ड्ससाठी दिला असेल तर पहिल्यांदा सर्वात डावीकडील फील्ड सॉर्ट होते. फील्ड्स चढत्या किंवा उतरत्या क्रमाने सॉर्ट करण्यासाठी डिझाइन ग्रिडमध्ये त्यांची रचना डावीकडून उजवीकडे करावी. जी फील्ड्स सॉर्ट केली आहेत ती काढूनही टाकता येतात.
आधीच्या क्वेरीमध्ये फील्ड घालणे .
आधीच्या क्वेरीमध्ये फील्ड घालण्याच्या पायऱ्या
1. डिझाइन व्ह्यूमध्ये क्वेरी उघडा.
2. क्वेरीमध्ये ज्या फील्डसचा डेटा पाहायचा आहे ती फील्ड्स घाला. फिल्टर केलेल्या उत्तरामध्ये सर्व फील्ड्स आपोआप दाखविली जातील.
3. एक किंवा अधिक फील्ड्स निवडा.
4. फील्ड लिस्टमधनकालेच ओढा किंवा फील्ड लिस्टच्या नावावर डबल-क्लिक करा किवा ग्रिडवरील फील्ड रोमधील फील्ड थेट निवडा.
5. क्वेरी सुरु करण्यासाठी रियाल मधील डिझाइन टॅबवरील रन आयकॉनवर क्लिक करा.
क्वेरीमधील फील्ड काढून करणे
क्वेरीमधील फील्ड काढून टाकण्याच्या पायऱ्या
1. डिझाइन व्ह्यूमध्ये क्वेरी उघडा.
2. एक किंवा अधिक फील्ड्स निवडा.
3. फील्डच्या कॉलम सिलेक्टरवर क्लिक करुन ते फील्ड निवडा आणि त्यानंतर डिलीटवर क्लिक करा.
टीप: जेव्हा डिझाइन ब्यमधून फील्ड काढून टाकले जाते तेव्हा ते केवळ क्वेरी किंवा फिल्ली इनमधून काढून टाकले जाते. मूळ टेबलमधील ते फील्ड किंवा त्यातील डेटा काढून टाकला जात नाही.
क्वेरीमध्ये फील्डचे नाव बदलणे
क्वेरीमध्ये फील्डचे नाव बदलण्याच्या पायऱ्या
1. डिझाइन व्ह्यूमध्ये क्वेरी उघडा.
2. ज्या फील्डचे नाव बदलायचे आहे ते निवडा.
3. राईट-क्लिक करा आणि प्रॉपर्टीज निवडा.
4. प्रॉपर्टीज यादीमधील कॅप्शन प्रॉपर्टीसाठी योग्य ते नाव द्या.
5. क्वेरी सुरु करा.
टीप: क्वेरीच्या डिझाइन ग्रिडमध्ये फील्डचे नाव बदलण्यामुळे जर त्या फील्डसाठी संबंधित टेबल किंवा क्वेरीमध्ये कॅप्शन प्रॉपर्टी दिली असेल तर क्वेरी डेटाशीट व्ह्यूमध्ये कोणताही फरक होत नाही.
अटीवर किंवा कसोटीवर आधारित रेकॉर्डस फिल्टर करणे
रेकॉर्डसच्या संख्येवर मर्यादा ठेवण्यासाठी किंवा युजर्सला मर्यादित रेकॉर्ड उपलब्ध करुन देण्यासाठी काह वेळा नियम तयार करावा लागतो आणि तो रेकॉर्ड्सला लागू करावा लागतो. हा नियम नरसाळ्यासार (funnel) काम करतो आणि कोणत्या गोष्टी ठेवायच्या आणि कोणत्या सोडायच्या ते ठरवतो. या नियमाला कसोटी (criterion) असेही म्हणतात. कसोटीमुळे रेकॉर्डसची संख्या मर्यादित ठेवण्यास किंवा युजसला मर्यादित रेकॉर्ड्स दाखवण्यास मदत होते. (आकृती ५.५ पाहा).
अट किंवा कसोटीवर आधारित रेकॉर्ड्स फिल्टर करण्याच्या पाया
1. डेटाशीट व्ह्यूमध्ये पेजेस फील्डमधील 200 निवडा. (आकृती ५.४ पाहा).
2. कॉलमला राईट-क्लिक करा आणि इक्वल्स 200 ला क्लिक करा.
किंवा
3. होम टॅबवरील सॉर्ट अॅन्ड फिल्टर भागातील सिलेक्शनवर क्लिक करा & equal सलक्शनवर क्लिक करा आणि इक्वल्स २०० वर करा.