डेटाबेस व्यवस्थापन पध्दतीवर दृष्टीक्षेप (An OVerview of Database Management System)
उद्दिष्टे
या सत्राच्या अखेरीस तुम्ही या गोष्टी करू शकाल:
अ. डेटाबेस संकल्पना आणि परिभाषा स्पष्ट करणे.
ब. डेटाबेस नियोजन आणि रचना करणे.
क. एमएस अॅक्सेस 2007 ची प्राथमिक माहिती स्पष्ट करणे.
ड. एमएस अॅक्स्ेस 2007 चे हेल्प वैशिष्टये स्पष्ट करणे.
डेटाबेस संकल्पना (Database Concept)
भविष्यकालीन उपयोगासज्ञठी विविध प्रकारचा डेटा साठविण्याकरिता डेटाबेसचा उपयोग केला जातो. डेटा अशा प्रकारे ठेवला जातो कि तो सहजगत्या उपलब्ध होईल आणि हव्या त्या स्वरूपात सादर करता येईल. डेटा नियमितपणे अद्ययावतही करावा लागतो.
डेटा म्हणजे एखाद्या विषयाशी संबंधित कच्च्या स्वरूपातील माहिती.
डेटाबेस
अ. हा संरचना केलेल्या डेटाचा समूह असतो. उदा. ग्रंथालयाचा डेटाबेस हा पुस्तकांसंबंधीच्या माहितीचे एकत्रिकरण असते.
ब. त्याचा उपयोग डेटा सहजगत्या उपलब्ध होण्यासाठी आणि मिळवण्यासाठी डेटाची रचना करण्याकरता होतो.
क. हे असे ठिकाण आहे जेथे डेटा आणि त्यासंबंधीची आॅब्जेक्ट्स साठवली जातात.
ड. यामध्ये माहितीची रचना अशा प्रकारे केली जाते कि संदर्भ माहित असल्यास कोणतीही विशिष्ट माहिती मिळू शकते.
संगणक डेटाबेसमध्ये, डेटा वेगवेगळया स्वरूपात साठवला जातो ज्यामध्ये एका साध्या टक्स्टच्या ओळी पासून चित्रे, आवाज किंवा व्हिडिओ यांसारख्या डेटाचाही समावेश होतो. डेटाबेससमध्ये माहिती अशा प्रकारे ठेवली जाते कि संदर्भ माहित असल्यास कोणत्यही माहितीचा भाग मिळवता येतो. उदा. ग्रंथालयाच्या डेटाबेसमध्ये, प्रत्येक पुस्तकाची माहिती साध्या फाईल्समध्ये ठेवण्यात येते. अशा प्रकारे माहिती साठवण्याचे तोटे म्हणजे यामुळे पुस्तकांचे तपशील शोधण्यास खूप वेळ लागतो. ही अडचण सोडवण्यासाठी साध्या पद्धतीपेक्षा डेटाबेस ठेवणे केव्हाही फायद्याचे ठरते.
डेटाबेस व्यवस्थापन पध्दत (Database Management System (DBMS))
डेटाबेस व्यवस्थापनामध्ये डेटाबेस तयार करणे, त्यात बदल करणे, डेटा काढून टाकणे आणि नवीन डेटा घालणे यांचा समावेश होतो. ज्या साॅफटवेअरमुळे ही कार्ये करता येतात त्याला डेटाबेस व्यवस्थापन पध्दती किंवा डेटाबेस मॅनेजमेंट सिस्टीम (DBMS) म्हणतात.
खालील लोकप्रिय आहेतः
अ. एमएस अॅक्सेस
ब. क्लिपर
क. फाॅक्स्प्रो
ड. ओरकल
डेटाबेस व्यवस्थापन पद्धतीचे फायदे
अ. मोठया स्वरूपातील डेटा साठवता येतो.
ब. गणन क्रिया वेगाने व अचकतेने करता येते.
क. डेटाची साठवणूक, त्यावर प्रक्रिया करणे आणि तो मिळवणे हे सुलभतेने करता येते.
डेटाबेसमधील टेबल्स
डेटाबेसमधील असलेली माहिती एक किंवा अधिक टेबल्समध्ये असते. टेबल्समधील डेटा ओळी आणि काॅलम्सच्या स्वरूपात असतात. डेटाबेसमधील प्रत्येक टेबल एक विषय दर्शवते. उदा. ग्रथालय (Library) या डेटज्ञबेसमध्ये (Books) पुस्तके हे टेबल्स पुस्तकांची माहिती साठवण्यासाठी असू शकते.
विविध ओळी आणि काॅलम्समध्ये टेबल विभागले जाते. उदा. बुक्स टेबलमधील प्रत्येक ओळीमध्ये पुस्तकांची माहिती असेल. या माहितीच्या ओळींना रेकार्ड्स संबोधतात. प्रत्येक रेकाॅर्ड स्वतंत्र असून ते आवश्यकतेनुसार मिळवता येते.
फील्ड
टेबलमध्ये फील्ड्स ही माहितीचे काॅलम्स असतात आणि ही फील्ड्स माहितीचा विशिष्ट प्रकार साठवते.
व्हॅल्यू
टेबलमधील विशिष्ट प्रकारच्या माहितीस व्हॅल्यू म्हणतात. ओळ आणि फील्ड जेथ्े छेदतात त्याठिकाणी व्हॅल्यू असते.
मायक्रोसाॅफट अॅक्ैसेसवर दृष्टिक्षेप
मायक्रोसाॅफट अॅक्सेस ही मायक्रोसाॅफट काॅर्पोरेशन तयार केलेली, अनेकजण वापरु शकतील अशी डेटाबेस व्यवस्थ्ज्ञापन पध्दती (DBMS) आहे. तिचा उपयोग डेटाबेसमध्ये डेटा घालणे, त्यात बदल करणे, तो मिळवणे आणि साठवणे यासाठी केला जातो. यामध्ये मोठया स्वरूपातील डेटा साठवला जातो आणि त्रूात बदल करता येतो आणि पुन्हःपुन्हा करावी लागणारी कामे स्वयंचलित करता येतात. यामध्ये सुलभतेने वापरता येणारे फाॅम्र्स आणि प्रक्रिया केलेला डेटा वापरून अर्थपूर्ण अहवाल तयार करता येतात.
मायक्रोसाॅफट अॅक्सेसची वैशिष्टये
अॅक्सेस हे विंडोजवर आधारित अॅप्लिकेशन आहे आणि त्याचा इंटरफेस, विंडोज एनटीसारख आहे. कोणत्याही विंडोज अॅप्लिकेशनमधील डेटा अॅक्सेसमध्ये किंवा अॅक्सेसमधून, कट, काॅपी आणि पेस्ट करता येते.
एमएस अॅक्सेसची डेटा व्यवस्थापन क्षमता मोठी आहे. युजर यामध्ये फाॅक्सप्रो, एक्सेल, ओरकल आणि इतर (DBMS) स्वरूपातील फाईल्स इंपोर्ट किंवा एक्सपेार्ट करू शकतात.
अवघड कार्य करण्यासाठी यामध्ये छोटे प्रोग्रॅम्स असतात जे फंक्शन म्हणून ओळखले जातात. या सर्वांबरोबरच एमएस अॅक्सेसमध्ये पासवर्ड सुविधा आहे. त्यामुळे केवळ अधिकृत युजर्स डेटाबेस मिळवू शकतात.
मायक्रोसाॅफट आॅफिस अॅक्सेस 2007 मध्ये टेम्प्लेट्सच्या स्वरूपात आधीच तयार केलेली ट्रॅकिंग अॅप्लिकेशन्स असतात. ज्यामुळे त्यांचा उपयोग चटकन सुरुवात करण्यास करता येतो. यामध्ये नवीन व्हयूज आणि लेआउटस, सुधारित साॅर्टिंग आणि फिल्टरिंग, रिच टक्स्ट, अनेक व्हॅल्यूजची फील्डस आणि विभागलेले फाॅम्र्सही वापरता येतात. यामध्ये अधिक चांगली ट्रॅकिंग अॅप्लिकेशन्स आणि इतरांबरोबर ट्रॅक केलेल्या माहितीचे प्रभावीपणे आदानप्रदान करण्यासाठी अनेक नवीन वैशिष्टये आहेत.
डेटाबेसची रचना करणे
डेटाबेस तयार करण्यापूर्वी, चांगली डेटाबेसची रचना करणे आवश्यक असते. रचनेचे नियोजन करणे आवश्यक असते तर अयोग्य रचनेमुळे नंतर या रचनेमध्ये बदल करावे लागतात. एका चांगल्या डेटाबेस रचनेमुळे डेटाची देखभाल करणे आणि साठवणे सोपे होते.
नियोजन करण्यासाठी डेटाबेस कशासाठी तयार करायचा आहे हे आधी ठरवणे आवश्यक आहे. टेबल्सची संख्या आणि प्रत्येक टेबल्स साठवायच्या माहितीचा प्रकार याचाही विचार करणे आवश्यक असते. प्रत्येक टेबल्समध्ये घ्यायचे काॅलम्स आणि टेबल्समधील रिलेशनशिप्स हे सुद्धा डेटाबेसची रचना करण्यासाठी महत्वाचे आहे.
डेटाबेस, अनेक टेबल्समध्ये विभागला जातो. उदा. Library डेटाबेसमध्ये दोन टेबल्स असू शकतात. एका पुस्तकाचा तपशील साठवण्यासाठी आणि दुसरे पुस्तकांच्या लेखकांचा तपशील साठवण्यासाठी असू शकते.
टेबल्समधील फील्ड्स
टेबल्समध्ये अनेक फील्ड्स असतात ज्यांचे नाव, प्रकार आणि आकार ठरवावा लागतो. जर डेटाबेस दोन टेबल्समध्ये विभागला तर त्या फील्ड्समध्ये तयार होणारी टेबल्सही ठरवावी लागतात. उदा. लेखकाच्या टेबल्समध्ये लेखक क्रमांक, लेखकाचे नाव, पुस्तकाचे नाव आणि विषय क्रमांक असू शकतो. प्रत्येक फील्डला फील्डचा प्रकार आणि फील्डचा आकार असावा लागतो.
प्रायमरी की (Primary Key)
टेबलमधील रेकाॅर्डस ओळखण्यास प्रायमरी की मदद करते. जर एकाच नावाची दोन पुस्तके असतील आणि जर लेखकांची नावेही एकच असतील तर त्या पुस्तकांशी संबंध प्रस्थापित करणे अवघड असते. उदा. डिजिटल फंडामेंटल कम्प्युटर्स नावाची दोन पुस्तके असून ती आणि अशा दोन लेखकांनी लिहिलेली आहेत. जसे एका वर्गातील विद्यार्थी रोल नंबरप्रमाणे ओळखले जाता त्रूाचप्रमाणे प्रत्येक पुस्तक अधिक सुलभतेने ओळखण्यासाठी एक स्वतंत्र संदर्भ क्रमांक त्या त्या पुस्तकांच्या तपशीलाला देता येतो. डेटाबेसमध्ये, या संदर्भ क्रमांकाला प्रायमरी की म्हणतात. या की फील्डमधील व्हॅल्यू प्रत्येक रेकाॅर्डसाठी स्वतंत्र असते. प्रायमरी कीचा उपयोग टेबलमधील रेकाॅर्डस स्वतंत्रपणे ओळखण्यासाठी करतात. उदा. लेखकाच्या टेबलमध्ये ही प्रायमरी की आहे आणि बुक टेबलमध्ये ही प्रायमरी की आहे.
टीप: दोन किंवा अधिक फील्डसचा एकत्रित उपयोग प्रायमरी की म्हणून करता येतो. अशा एकत्रिकरणास काॅम्पोझिट की म्हणतात.
फाॅरेन की (Foreign Key)
फाॅरेन की हे एक फील्ड असून दुसरया टेबलमधील ती प्रायमरी की दर्शवते ज्यामुळे एक टेबल दुसरया टेबलला जोडले जाते.
पुस्तकाचा लेखक ओळखण्यासाठी, ते पुस्तक आणि लेखकाचे टेबल जोडावे लागते. उदा. लायब्ररी डेटाबेसमध्ये, Book Table आणि Book ID फील्डद्वारे जोडले जातात. बुक टेबलमधील बुक आयडी फील्ड प्रायमरी की असून ती आॅथर टेबलमध्ये फाॅरेन की आहे.
आॅथर टेबलमधील बुक आयडी फील्डचा उपयोग Book Details टेबलमधील पुस्तकांचा तपशील मिळवण्यासाठी करतात. Book Details टेबलमधील एक रेकाॅर्डला Author Details टेबलमधील अनेक रेकाॅर्डस असू शकतात. म्हणून या दोन टेबल्समध्ये एकास अनेक रिलेशनशिप्स आहेत. एमएस अॅक्सेस 2007 मधील डेटाबेस आॅब्जेक्ट्स पुढीलप्रमाणे आहेत.
अ. क्वेरिज (Queries)
ब. फाॅम्र्स (Forms)
क. रिपोर्टस Reports)
ड. मॅक्राज (Macros)
ही सर्व आॅब्जेक्टस आणि टेबल्समधील सर्व डेटा एका डेटाबेसमध्ये साठवला जातो.
क्वेरीचा उपयोग डेटाबेसमधून विशिष्ट अटीवर आधारित माहिती मिळवण्यासाठी करतात. एखाद्या लेखकाने लिहिलेल्या पुस्तकांचा तपशील मिळवण्यासाठी क्वेरी वापरता येते. क्वेरीचा उपयोग विशिष्ट अट पूर्ण करणारया रेकाॅर्डसचा गट निवडण्यासाठी करतात. क्वेरीला उत्तराला डायनासेट (Dynaset) संबोधतात
फाॅम्र्सचा उपयोग टेबलमध्ये डेटा घालण्यासाठी, तो दाखवण्यासाठी आणि प्रिंट करण्यासाठी करतात. यांचा उपयोग दिलेल्या टेबलमध्ये निवडक फील्ड्स दाखवण्यासाठी केला जातो. यांचा उपयोग क्वेरीचे उत्तर प्रिट करण्यासाठीही केला जातो.
फाॅम्र्समध्ये, टेबल किंवा क्वेरीच्या उत्तरामधून डेटा प्रिंट करता येतो. त्यांचा उपयोग हव्या त्या स्वरूपात माहिती (Custom Format) पाहाणे, एडिट करणे आणि प्रिंट करण्यासाठी करता येतो.
रिपोर्ट्सचा उपयोग प्रिंटेड स्वरुपात डेटा सादर करण्यासाठी करतात. क्वेरीवर आधारित निवडक फील्ड्ससाठी रिपोर्ट तयार करता येते.
विशिष्ट लेखकाच्या पुस्तकांच्या तपशील दाखवणारा रिपोर्टही तयार करता येतो. यासाठी या रिपोर्टमध्ये क्वेरी द्यावी लागते.
मॅक्रोजचा उपयोग नेहमी कराव्या लागणारया कामांचे स्वयंचलन करण्यासाठी करतात. मॅक्रोजच्या गटद्वारे विविध कामे एकाच वेळी करता येतात.
एमएस अॅक्स्ेस 2007 सुरू करण्याच्या पायरया
मायका्रेसाॅफट अॅक्सेस 2007 सुरु करण्यासाठी:
1. स्टार्ट बटणावर जा.
2. All Programs पर्याय निवडा आणि Microsoft Office निवडा.
3. Microsoft Office Access 2007 पर्यायावर क्लिक करा.
एमएस अॅक्सेस 2007 विंडोमधील नवीन इंटरफेस एलेमेंट्स
एमएस अॅक्सेस 2007 मधील महत्वाचे नवीन इंटरफेस एलेमेंटस खालीलप्रमाणे आहेत.
1. एमएस अॅक्सेस सुरु करणे:
जेव्हा युजर विंडोज स्टार्ट मेनू किंवा डेक्सटाॅप शाॅर्कटवरुन एमएस अॅक्सेस 2007 सुरु करतो तेव्हा हे पृष्ठ दिसते. मायक्रोसाॅफट आॅफिस बटण, एमएस अॅक्सेस 2007 विंडोच्या वरच्या डाव्या कोपरयात असते.
2. रिबन:
हा प्रोग्रॅम विंडाचा वरचा भाग असून येथून, युजर, कमांड्स निवडू शकतो, ब्राउझिंग सहज करता यावे अशी याची रचना केली असते. यामध्ये टॅब्ज आणि प्रत्येक टॅबवर कन्ट्रोल्स असतात जे विविध गटामध्ये ठेवलेले असतात. रिवबनवर मेनू आणि टूलबार्सपेक्षा अधिक चांगला तपशील असतो ज्यामध्ये बटणे, गॅलरिज आणि डायलाॅग बाॅक्स तपशीलचा समावेश असतो.
3. कमांड टॅब:
हा टॅब असून त्याचा उपयोग साधारणतः एकत्रिक केलेल्या कमांड्स दाखवण्यासाठी करतात. तो रिवनच्या वरच्या बाजूस असतो.
4. काॅन्टेक्सच्युअल संदर्भाधारित कमांड टॅब:
हा कमांड टॅब संदर्भावर आधारित येतो.
5. गॅलरी:
यामुळे युजरने एखादा पर्याय किंवा स्टाईल निवडली कि ती कशी दिसेल याची पूर्वपाहणी करता येते.
6. क्विक अॅक्सेस टूलबार:
हा नेहमीचा टूलबार असून तो रिबनमध्ये दिसतो आणि सेव्ह आणि अनडू यांसारख्या नेहमी आवश्यक असणारया कमांड्स यामध्ये एका क्लिकद्वारे उपलब्ध होतात.
7. डायलाॅग बाॅक्स लाॅचर्स:
हे छोटे आयकाॅन्स असून ते काही गटांमध्ये असतात. डायलाॅग बाॅक्स लाॅचवर क्लिक केल्यावर संबंधित डायलाॅग बाॅक्स आाि टास्क पेन उघडते. यामध्ये त्या गटांसंबंधीची अनेक पर्याय पुरवलेले असतात.
8. नॅव्हिगेशन पेन:
हा विंडोचा डावीकडील भाग असून त्यामध्ये डेटाबेस आॅब्जेक्स्स दिसतात. यामुळे आधीच्या अॅक्सेस आवृत्त्यांमधील डेटाबेस विंडोमध्ये बदल करण्यात आला आहे.
9. टॅब्ड डाॅक्युमेंटसः
यामध्ये टेबल्स, क्वेरिज, फाॅम्र्स, रिपोर्टस, पेजेस आणि मॅक्रोज हे टॅब्ड डाॅक्युमेंटस म्हणून दाखवले जातात.
10. स्टेटस बार:
हा बार प्रोग्रॅम विंडोच्या खालच्या बाजूस असतो. हा सध्याची माहिती दाखवतो आणि यात व्हयूमध्ये बदल करण्यासाठी युजरला बटणे घालता येतात.
11. मिनी टूलबार:
हा टूलबारसारखा असून, निवडलेल्या टेक्स्टवर पारदर्शक स्वरुपात दिसतो, याचा उपयोग फाॅन्ट बदलणे किंवा बोल्ड किंवा इटॅलिक करणे, यासाठी केला जातो.
एमएस अॅक्सेस 2007 मधील हेल्प वैशिष्ट सुरू करण्याच्या पायरया
एमएस अॅक्सेस 2007 मधील हेल्प वैश्ष्टियाचा उपयोग एमएस अॅक्सेस 2007 संबंधी माहिती मिळवण्यासाठी आणि दाखवण्यासाठी करतात.
एमएस अॅक्सेस 2007 मधील हेल्प वैशिष्ट सुरू करण्यासाठी:
1.Microsoft Access 2007 Help पर्यायावर क्लिक करा.
किंवा
2. कीबोर्डवरील F1 की दाबा.
टीप: एमएस अॅक्सेस 2007 मधील हेल्प वैशिष्टयाची रचना पूर्णपणे नव्याने केली आहे. नवीन रचनेमध्ये मायक्रोसाॅफट आॅफिस असिस्टंटचा समावेश नाही.
विशिष्ट विषयासंबंधी मदत मिळण्यासाठी पायरया
1. विशिष्ट विषयावरील मदत मिळण्यासाठी टेक्स्टबाॅक्समध्ये संबंधित विषय टाईप करा.
2. त्यांनतर सर्च बटणावर क्लिक करा.
3. जो प्रश्न टाईप केला आहे त्याच्याशी जुळणारया विषयांची यादी येईल.
4. आवश्यक तो विषय निवडा.
5. एमएस अॅक्सेस 2007 हेल्प विंडोमध्ये त्या विषयावरील मदत दाखविली जाईल.
सर्च लिस्ट वापरुन मदत मिळवण्याच्या पायरया
जेंव्हा हेल्प विंडो उघडते तेव्हा बाय डिफाॅल्ट, Browse Access Help फ्रेम असते. यामध्ये एमएस अॅक्सेस 2007 संबंधी सर्व विषय असतात. उदा. रिर्पोर्टस, टेबल्स, क्वेरिज, फाईल मॅनेजमेंट सिस्टिम, इ.
सर्च बटणावर सर्च लिस्ट असते.
सर्च लिस्टमधील विविध पर्याय खालीलप्रमाणे आहेत.
1. आॅफिस आॅफनलाईनसंबंधी तपशील
2. आॅल अॅक्स्ेास
3. अॅक्सेस हेल्प
4. अॅक्सेस टेम्प्लेटस
5. अॅक्सेस ट्रेनिंग
6. डेव्हलपरचा संदर्भ
7. या संगणकावरील तपशील
8. अॅक्सेस हेल्प
सर्च लिस्टमधील स्कोप निवडा. उद. केवळ टेम्प्लेट्सचा शोध घेण्यासाठी सर्च स्कोपमधील अॅक्सेस स्केप टेम्प्लेट्सवर क्लिक करा.
1. विशिष्ट विषयावर मदत मिळविण्यासाठी टेक्स्ट बाॅक्समध्ये त्या विषयाचे नाव टाईप करा.
2. त्यानंतर सर्च बटणावर क्लिक करा.
3. तुम्ही दिलेल्या प्रश्नाशी जुळणारया विषयांची यादी दिसेल.
4. योग्य तो विषय निवडा.
5 विंडोमध्ये त्या विषयावरील मदत दिसेल.