डेटाबेस तयार करणे (Creating a Database)
उद्दिष्टे (Objectives)
या सत्राच्या अखेरीस तुम्ही या गोष्टी करु शकाल:
अ. डेटाबेस टेम्प्लेट पर्याय वापरुन डेटाबेस तयार करणे.
ब. ब्लॅक डेटाबेस पर्याय वापरुन डेटाबेस तयार करणे.
क. डेटाबेसमधून बाहेर पडणे.
ड. आधीचा डेटाबेस उघडणे.
डेटाबेस टेम्प्लेट पर्याय
डेटाबेस टेम्प्लेट पर्यायाचा उपयोग टेबस, फाॅम्र्स, क्वेरिज आणि रिपोर्टस तयार करण्यासाठी करतात. टेम्प्लेटने पुरवलेल्या पायरयांद्वारे एका क्रियेमध्ये हे करता येते. टम्प्लेटमध्ये, अपेक्षित उत्तर मिळविण्यासाठी टप्याटप्यांची प्रक्रिया असते.
डेटाबेस टेम्प्लेट पर्याय किंवा ब्लॅक डेटाबेस पर्याय वापरुन डेटाबेस तयार करता येतो.
फीचर्ड आॅनलाईन टम्प्लेट पर्याय वापरुन डेटाबेस तयार करणे
मायक्रोसाॅफट आॅफिस सुरु केल्यावर वेगवेगळया टेम्प्लेट्स आणि नवीन मोकळा डेटाबेस एका पृष्ठासह दिसतात. फीचर्ड आॅनलाईन टेम्प्लेट्स हे डीफाॅल्ट टेम्प्लेट असून ते या पृष्ठावर दिसते. या भागातील कोणत्याही एका टेम्प्लेटवर क्लिक करा आणि वापरा. एमएस अॅक्स्ेस विंडोच्या डाव्या भागात टेम्प्लेट कॅटेगरिजमध्येही अधिक टेम्प्लेट्स अपलब्ध आहेत. उपलब्ध टेम्प्लेट्सही क्लिक करुन निवडता येतात. डेटाबेससाठी फाईलचे नेम बाॅक्समध्ये द्यावे लागते. हा बाॅक्स एमएस अॅक्सेस विंडोच्या उजव्या भागात असतो. एमएस अॅक्सेस, डेटाबेसला फाईल नेम बाॅक्समध्ये फाईलचे नाव सुचवतो. फाईलच्या नावात बदल करता येतो आणि वेगळा फोल्डर निवडता येतो.
डेटाबेसला एकदा फाईलचे नाव दिल्यावर, डेटाबेस डाउनलोड करण्यासाठी आणि उघडण्यासाठी डाउनलोड बटणावर क्लिक करा. एक फाॅर्म दिसेल ज्यामध्ये डेटा घालता येईल.
डेटा घालण्यास सुरुवात करण्यासाठी फाॅर्ममधील पहिल्या रिक्त सेलमध्ये क्लिक करा आणि टायपिंग करण्यास सुरुवात करा. काही रेकाॅर्ड्स घातल्यावर, नॅव्हिगेशन पेन वापरुन इतर फाॅम्र्स किंवा रिपोर्ट्स वापरात येतील का ते पाहा.
उदा. काॅन्टॅक्ट्स डेटाबेसमध्ये फस्र्ट नेम, लास्ट नेम, इ-मेल अॅड्रेस यांसारखी काही डीफाॅल्डची नावे आहेत. डेटा घातल्यानंतर तो डेटाबेस सेव्ह करुन बंद करा.
ब्लॅक डेटाबेस पर्याय
ब्लॅक डेटाबेस पर्यायाचा उपयोग रिक्त डेटाबेस तयार करण्यासाठी करतात, ज्यामध्ये आवश्यकतेनुसार टेबल्स, क्वेरिज, फाॅम्र्स आणि रिपोर्ट्स घालता येतात.
जर आवश्यक टेम्प्लेट्स, मायक्रोसाॅफट अॅक्सेसमध्ये नसतील तर फीचर्ड आॅनलाईन टेम्प्लेट पर्यायाऐवजी ब्लॅक डेटाबेस पर्याप वापरता येतो. हा पर्याय रिक्त डेटाबेस तयार करण्यास मदत करतो, ज्यामध्ये आवश्यकतेनुसार टेबल्स, क्वेरिज, फाॅम्र्स आणि रिपोर्ट्स घालता येतात.
ब्लॅक डेटाबेस पर्याप वापरुन डेटाबेस तयार करणे
ब्लॅक डेटाबेस पर्याप वापरुन डेटाबेस तयार करण्याच्या पायरया
1. मायक्रोसाॅफट आॅफिस अॅक्सेस पृष्ठावर सुरुवात केल्यावर न्यू ब्लॅक डेटाबेसमधील ब्लॅक डेटाबेसवर क्लिक करा.
2. ब्लॅक डेटाबेस भागामधील फाईल नेम बाॅक्समध्ये फाईलचे नाव टाईप करा.
3. डेटाबेस ठिकाण शोधण्यासाठी ब्राउझ फोल्डर आयकाॅनवर क्लिक करा.
4. नवीन ठिकाण शोधा आणि ओकेवर क्लिक करा.
5. क्रिएटवर क्लिक करा.
अॅक्सेसमध्ये टेबल 1 या नावाने रिक्त टेबलसह नवीन डेटाबेस तयार होतो आणि डेटाशीट व्हयूमध्ये टेबल1 उघडते. अॅड न्यू फील्ड काॅलममधील पहिल्या रिक्त सेलमध्ये कर्सर असतो. आतात डेटा टाईप करुन किंवा दुसरया ठिकाणाहून काॅप्ी करुन पेस्ट करता येतो.
डेटाशी व्हयूमध्ये माहिती भरणे हे मायक्रोसाॅफट आॅफिस एक्स्ेल 2007 वर्कशीटमध्ये काम करण्यासारखेच असते. नवीन टेबलमध्ये नवीन काॅलम घातला जातो तेव्हा नवीन फील्ड तयार केले जाते. दिलेल्या डेटानुसार अॅक्सेस प्रत्येक फील्डमधील डेटा प्रकार आपोआप निश्चित करतो.
टेबल 1 मध्ये जर कोणतीही माहिती घालायची नसेल तर क्लोजवर क्लिक करा. जर टेबलमध्ये बदल केले तर एमएस अॅक्सेस केलेले बदल सेव्ह करण्याबद्दल विचारणा करेल. त्यामुळे केलेले बदल सेव्ह करण्यासाठी येसवर क्लिक करा. बदल करावयाचे नसल्यास नो वर क्लिक करा आणि टेबल तसेच उघडे टेवण्यासाठी कॅन्सलवर क्लिक करा.
टीप: जर टेबल 1 किमान एकदा सेव्ह न करात तसेच बंद केले तर, जरी त्या टेबलमध्ये माहिती भरली असली तरी संपूर्ण टेबल काढून टाकले जाते.
डेटाबेस बंद करणे
डेटाबेस बंद करण्याच्या पायरया
1. मायक्रोसाॅफट आॅफिस बटणावर क्लिक करा. प्राथमिक कमांड्सची यादी येईल.
2. क्लोज डेटाबेस पर्यायावर क्लिक करा.
आधीचा डेटाबेस उघडणे
1. मायक्रोसाॅफट आॅफिस बटणावर क्लिक करा आणि त्यानंतर ओपनवर क्लिक करा.
2. ओपन डायलाॅग बाॅक्समध्ये, जो डेटाबेस उघडायचा आहे तो शोधा.
3. डेटाबेसवर डबल-क्लिक करा आणि माहिती भरा.
आधीचा डेटाबेस वेगवेगळया इतर प्रकारेही उघडता येतो.
ओपन बटणापुढील अॅरोवर क्लिक करुन विविध प्रकाराची यादी येते ते प्रकार पुढीलप्रमाणे:
अ. ओपन
ब. ओपन - रीड ओन्ली
क. ओपन एक्सक्ल्युझिव्ह
ड. ओपन एक्सक्ल्युझिव्ह रीड - ओन्ली
ओपन - एकाच वेळी सर्वाना डेटाबेस वापरता यावा यासाठी ओपन प्रकारावर क्लिक करा. त्यामुळे सर्व युजर्स तो डेटाबेस वाचू शकतील आणि त्यात लिहू शकतील.
ओपन रीड ओन्ली - रीड ओन्ली प्रकारावर क्लिक केल्यास युजरला डेटाबेस फक्त उघडता येईल परंतु त्यात बदल करता येणार नाही. परंतु इतर युजर्स तो डेटाबेस वाचू आणि लिहू शकतील.
ओपन एक्सक्ल्युझिव्ह - डेटाबेसचा संपूर्ण अॅक्सेस मिळण्यासाठी ओपन एक्सक्ल्युझिव्हवर क्लिक करा. जेव्ह एक्सक्ल्युझिव्ळ अॅक्सेसमध्ये डेटा उघडला जातो तेव्हा इतर कोणीही डेटाबेस उघडण्याचा प्रयत्न केल्यास "File already in use" असा संदेश येतो.
ओपन एक्सक्ल्युझिव्ह रीड - ओन्ली - डेटाबेस फक्त वाचण्यासाठी उघडायचा असल्यास एक्सक्ल्युझिव्ह रीड-ओन्ली क्लिक करा. इतर युजर्स हा डेटाबेस उघडू शकतात. परंतु त्यांना तो केवळ वाचताच येतो.