Creating and Using Reports in MS Access. ( रिपोर्ट्स तयार करणे आणि वापरणे )

 रिपोर्ट्स तयार करणे आणि वापरणे (Creating and Using Reports)

साधा रिपोर्ट तयार करणे (Creating a Simple Report)

एमएस ॲक्सेस २००७ मध्ये रिपोर्ट हे एक डेटाबेस ऑब्जेक्ट आहे. त्यांचा उपयोग प्रिंट स्वरुपातील डेटा सादर करण्यासाठी केला जातो. क्वेरीवर आधारित निवडक फील्डसचा रिपोर्ट तयार करणे शक्य असते. केवळ विशिष्ट रेकार्डसचा रिपोर्ट, तयार करता येतो. यासाठी रिपोर्टध्ये क्वेरी देता येतो.

मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस ॲक्सेस २००७ मध्ये, साध्या रिपोर्ट पासून रिपोर्टसारखे वेगवेगळे रिपोर्टस तयार करता येतात. आधी डेटा असलेल्या टेबल्स किंवा क्वेरिजमधील जी फील्ड्स रिपोर्टमध्ये घ्यायची आहेत, ती निवडणे आवश्यक असते. त्यानंतर रिपोर्ट विझार्ड वापरुन तयार करणे सोपे होते ॲक्सेसमधील रिपोर्ट विझार्ड हे वैशिष्ट्य प्रश्नांच्या मालिकेमध्ये मार्गदर्शन करते आणि त्यांच्या उत्तरावर आधारित रिपोर्ट तयार होतो.

Report

रिपोर्ट विझार्ड वापरून रिपोर्ट्स तयार करणे (Creating Reports Using Reports Wizard)

रिपोर्ट विझार्ड आणि डिझाईन पर्याय वापरुन रिपोर्ट्स तयार करता येतात.

रिपोर्ट तयार करण्याच्या पायऱ्या 

1. रिपोर्ट्स ग्रुपमधील, क्रिएट टँबवरील रिपोर्ट विझार्डवर क्लिक करा.

2. रिपोर्ट विझार्ड बॉक्समधील टेबल्स / क्वेरिज ड्रॉप-डॉऊन लिस्टमधील टेबल किंवा क्वेरी निवडा.

3. सिलेक्टेड फील्ड्स हलवण्यासाठी अव्हेलेबल फील्ड्स कॉलममधील योग्य त्या फील्ड्सवर डबल क्लिक करा.

4. नेक्स्ट (Next) बटनावर क्लिक करा.

5. आवश्यकता असल्यास बॉक्समधील ग्रुप लेव्हलस निवडा.

6. नेक्स्ट बटणावर क्लिक करा.

7. ड्रॉप डाऊन लिस्टमधील फील्डस सॉर्ट करण्यासाठी निवडा.

8. नेक्स्ट बटणावर क्लिक करा.

9. डायलॉग बॉक्समधील लेआऊट निवडा.

10.नेक्स्ट (Next) बटणावर क्लिक करा.

11. डायलॉग बॉक्समधील स्टाईल निवडा.

12. नेक्स्ट बटणावर क्लिक करा.

13. दिलेल्या टेक्सट बॉक्समध्ये योग्य ते शीर्षक घाला.

14. रिपोर्ट तयार करण्यासाठी फिनिश बटणावर क्लिक करा.

टीप :- वेगवेगळया टेबल्स आणि क्वेरिजमधील फील्ड्स रिपोर्टमध्ये घालण्यासाठी रिपोर्ट विझार्डमधील पहिल्या पानावर पहिल्या टेबल किंवा क्वेरीमधील फील्ड्स निवडल्यावर नेक्स्ट किंवा फिनिशवर क्लिक करु नका. त्याऐवजी, टेबल किंवा क्वेरी निवडण्याच्या पायऱ्या वारंवार करा आणि अधिक फील्ड्स रिपोर्टमध्ये घालण्यासाठी त्यावर क्लिक करा. शेवटी नेक्स्ट बटण दाबा किंवा फिनिश बटण दाबा.

रिपोर्ट डिझाईन वापरुन रिपोर्टस तयार करणे ( Using Report Design Create Reports)

रिपोर्ट डिझाइन पर्याय वापरुन रिपोर्टस तयार करण्याच्या पायऱ्या

1. नॅव्हिगेशन पेन भागात, रिपोर्टमध्ये जो डेटा घ्यायचा आहे त्यांचा टेबल किंवा क्वेरिवर क्लिक करा.

2. रिपोर्ट ग्रुपमधील क्रिएट टॅबवरील रिपोर्ट डिझाईन वर क्लिक करा.

3. ॲक्सेस रिपोर्ट तयार करतो आणि तो डिझाईन व्हयूमध्ये दाखवतो.

4. टूल्स ग्रुपमधील डिझाईन टॅबवरील ॲड एक्झिस्टिंग फील्ड वर क्लिक करा.

5. रिपोर्टमध्ये आणण्यासाठी योग्य त्या फिल्डसवर क्लिक करा किंवा ड्रॅग करा.

6. रिपोर्ट सेव्ह (Save)  करा.

7. व्हयू ग्रुपमधील होम टॅबवरील व्हयूवर क्लिक करा.

8. यादीमधील रिपोर्ट व्हयूवर क्लिक करा.

डिझाईन व्हयू वापरुन रिपोर्टसमध्ये बदल करणे (Using Design View Reports Change)

डेटाबेस व्हयू आणि डिझाईन व्हयू असे दोन व्हयूज मायक्रोसॉफ्ट अॅक्सेस २००७ मध्ये दिलेले आहेत. यामूळे रिपोर्टमध्ये बदल करता येतो.

डिझाईन व्हयू वापरुन रिपोर्ट बदलण्याच्या पायऱ्या 

1. रिपोर्टच्या नावावर राईट क्लिक करा.

2. डिझाईन व्हयूवर क्लिक करा.

3. टूल्स ग्रुपमधील प्रॉपर्टी शीट किंवा F4 की दाबा.

4. प्रॉपर्टी शीटमधील प्रॉपर्टीजमध्ये बदल करा.

5. ॲड एक्झिस्टिंग फील्ड्स वर क्लिक करा किंवा टूल्स ग्रुपमधील Alt + F8 कीज दाबा.

6. रिपोर्टमध्ये घालण्यासाठी फील्ड लिस्ट भागातील योग्य त्या फील्ड्सवर डबल क्लिक करा किंवा ड्रॅग करा.

7. रिपोर्ट सेव्ह करा.

8. व्हयूज ग्रुपमधील होम टॅबवरील व्हयूवर क्लिक करा.

9. यादीमधील रिपोर्ट व्हयू वर क्लिक करा.

टीप :- कन्ट्रोल की दाबून ठेवा आणि योग्य ती फील्डस घालण्यासाठी त्यावर क्लिक करा. त्यानंतर निवडलेली फील्ड्स रिपोर्टवर ड्रॅग करा.

रिपोर्टसची पुर्वापाहणी करणे (Previewing Reports)

एमएस ॲक्सेस २००७ मध्ये खालीलप्रमाणे विविध व्हयूज उपलब्ध आहेत.

1. रिपोर्ट व्हयू

2. प्रिंट प्रिव्हयू

3. लेआऊट व्हयू

4. डिझाईन व्हयू

रिपोर्ट व्हयूचा उपयोग रिपोर्टवरील डेटा क्लिपबोर्डवर कॉपी करण्यासाठी किंवा रिपोर्टमधील डेटामध्ये तात्पुरते बदल करण्यासाठी करतात. प्रिंट प्रिव्हयूचा उपयोग प्रिंटेड स्वरुपात रिपोर्ट पाहण्यासाठी केला जातो. लेआऊट व्हयूचा उपयोग डेटा पाहताना रिपोर्टची रचना बदलण्यासाठी करतात. डिझाईन व्हयूचा उपयोग रिपोर्टची बदलण्यासाठी करतात.

टीप :- लेआऊट व्हयू आणि रिपोर्ट व्हयूमुळे एका कॉलममध्ये रिपोर्ट दाखवला जातो. जर अनेक कॉलम्समध्ये रिपोर्ट तयार केला असेल तर कॉलम लेआऊट केवळ प्रिंट प्रिव्हयूमध्ये दिसते.

पेज सेटिंग्ज (Page Settings)

रिपोर्ट प्रिट करण्यापूर्वी पानाची रचना योग्य असल्याची खात्री करावी.

पेज सेटिंग्ज किंवा पानाची रचना बदलण्यासाठी,

1. प्रिंट प्रिव्हयूमध्ये रिपोर्ट उघडा.

2. पेज लेआऊट ग्रुपमधील प्रिंट प्रिव्हयू टॅबवरील पेज सेटअप डायलॉग बॉक्समधील पेज निवडा आणि पानाची रचना उभी किंवा आडवी ठेवण्यासाठी पोर्टेट किंवा लँडक्सेपवर क्लिक करा. पानाचा आकार ठरवण्यासाठी साईज निवडा आणि बाजूची मोकळी जागा निश्चित करण्यासाठी मार्जिन्स निवडा.

3.रिपोर्ट प्रिंट करण्यासाठी प्रिंट प्रिव्हयू टॅबमधील प्रिंट बटणावर क्लिक करा.

टीप :- वेगवेगळी पाने पाहण्यासाठी नेव्हिगेशन बटणे वापरा. यामुळे पानांवरील रचनेत काही दोष नसल्याची याची खात्री करता येते.

रिपोर्टस प्रिंट करणे  (Printing Reports)

रिपोर्ट प्रिंट करण्यासाठी,

1. नॅव्हिगेशन पेन भागात रिपोर्ट निवडा.

2. मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटणावर क्लिक करा.

3.‍ प्रिंट वर क्लिक करा.

4. प्रिंट डायलॉग बॉक्स दिसेल.

5. प्रिंटर, प्रिंट रेंज आणि कॉपिजची संख्या यांसारखे पर्याय निवडा.

6. ओके (Ok) वर क्लिक करा.