टेबल्स तयार करणे (Creating Tables)
या सत्राच्या अखेरीस तुम्ही या गोष्टी करु शकाल:
अ. टेबल टेम्प्लेट वापरुन टेबल तयार करणे.
ब. डिझाइन व्हयू वापरुन टेबल तयार करणे.
क. डेटाशीट व्हयू वापरुन टेबल तयार करणे.
ड. प्रायमरी की देणे.
इ. टेबल सेव्ह करणे.
टेबल टेम्प्लेट
एमएस आॅफिस अॅक्सेसमधील मागील आवृत्यांमध्ये नमुना टेबल्स आणि फील्ड्समधीून पटकन टेबल्स तयार करण्यासाठी अॅक्सेस टेबल विझार्डचा उपयोग करण्यात आला. आॅफिस अॅक्सेस 2007 मध्ये, टेबल टेम्प्लेट्स आणि फील्ड टेम्प्लेटसचा उपयोग टेबल तयार करण्यासाठी करण्यात येतो.
आॅफिस अॅक्सेस 2007 मध्ये, टेबल टेम्प्लेट हे रिक्त असून आवश्यकतेनुसार आहे तसे किंवा त्यात बदल करुन हे रिक्त टेबल वापरता येते. आॅफिस अॅक्सेस 2007 मध्ये, खालीलप्रमाणे पाच टेबल टेम्प्लेट्स उपलब्ध आहेतः
1. काॅन्टॅक्टस
2. टास्क्स
3. इश्युज
4. इव्हेंटस
5. अॅसेट्स
काॅन्टॅक्स:- इमेल पत्ते, वेब पेज युआरएल आणि इतर स्वरुपाची व्यवसायासाठी संपर्क साधण्याकरिता आवश्यक असलेली माहिती ठेवण्यासाठी हे टेबल असते.
टास्क्स:- काही बाबींचा पाठपुरावा करण्यासाठी हे टेबल तयार करता येतो. यामध्ये जोडतो येण्यासाठी फील्ड्स असतात.
इश्युज:- काही बाबींचा पाठपुरावा करण्यासाठी हे टेबल तयार करता येतो. यामध्ये जोडता येण्यासाठी फील्ड्स असतात. यामध्ये जुन्या फील्ड व्हॅल्यूजची माहिती ठेवण्यासाठी अॅपेंड-ओन्ली मेमो फील्ड असते.
इव्ेहेंटस:- घटना व्यवस्थापनासाठी हे टेबल असते.
अॅसेट्स:- व्यवसायाच्या मालमत्तेच्या व्यवस्थापनाचे हे टेबल असते.
टेबल टेम्प्लेट वापरुन टेबल तयार केल्यानंतर, फील्ड टेम्प्लेटस वापरुन फील्डस घालता येतात. फील्ड टेम्प्लेट हे आाधीच तयार केलेले फील्ड असून ते डेटाशीट व्हयूमध्ये कोणत्याही टेबलमध्ये घालता येते.
टेबल टेम्प्लेटस वापरुन नवीन टेबल तयार करणे
टेबल टेम्प्लेट वापरुन नवीन टेबल तयार करण्याच्या पायरया
1. मायक्रोसाॅफट आॅफिस बटणावर क्लिक करा आणि त्यानंतर ओपन बटण्ज्ञज्ञव्श्र क्लिक करा.
2. ओपन डायलाॅग बाॅक्समध्ये, ज्या डेटाबेसमध्ये टेबल तयार करायचे आहे तो निवडा आणि उघडा.
3. टेबल्स गु्रपमधील क्रिएट टॅबवरील, टेबल टेम्प्लेट्सवर क्लिक करा आणि यादीमध्ये कोणतेही एक टेम्प्लेट निवडा.
4. निवडलेल्या टेम्प्लेटप्रमाणे नवीन टेबल घातले जाते.
डिझाईन व्हयू
टेबल्स तयार करण्यासाठी टेबल टेम्प्लेटस वापरणे ही जरी सर्वात सोपी पद्धत असली तरीही डिझाइन व्हयू वापरुन टेबल्स तयार करता येतात.
डेटाबेसचा भाग म्हणुन जी टेबल्स तयार करायची असतात ती कदाचित आधीच पुरवण्यात आलेल्या टेबल टेम्प्लेटसमधील नमुना टेबल्समध्ये नसतात. म्हणून, गरजेनुसार डिझाइन व्हयू पर्याय वापरुन टेबल तयार करता येते.
डिझाइन व्हयू पावरुन टेबल तयार करणे
नवीन डेटाबेसमध्ये नवीन टेबल तयार करण्यासाठी,
1. मायक्रोसाॅफट आॅफिस बटणावर क्लिक करा आणि त्यानंतर न्यू वर क्लिक करा.
2. फाईल नेम बाॅक्समध्ये, फाईलचे नाव टाईप करा. ठिकाण बदलण्यासाठी शोधण्याकरिता फोल्डर आयकाॅनवर क्लिक करा.
3. क्रिएटवर क्लिक करा.
4. नवीन डेटाबेस उघडेल आणि डेटाशीट व्हयूमध्ये टेबल1 नावाचे नवीन टेबल तयार होउन उघडेल.
डिझाइन व्हयूवर जाण्यासाठी,
1. नॅव्हिगेशन भागातील टेबलच्या नावावर राईट-क्लिक करा आणि नंतर डिझाइन व्हयूवर क्लिक करा.
किंवा
2. टेबल्स डाॅक्युमेंट टॅबमधील टेबलच्या नावावर राईट-क्लिक करा आणि त्यानंतर डिझाइन व्हयूवर क्लिक करा.
किंवा
3. स्ेटस बारच्या खालच्या उजव्या कोपरयातील डिझाइन व्हयू पर्यायावर क्लिक करा.
4. यामुळे डिझाइन व्हयूमध्ये जाण्यासाठी युजरला आधीचे टेबल सेव्ह करण्यास सांगितले जाते.
आधीच्या डेटाबेसमध्ये नवीन टेबल तयार करण्यासाठी,
1. मायक्रोसाॅफट आॅफिस बटणावर क्लिक करा आणि त्यानंतर ओपनवर क्लिक करा.
2. ओपन डायलाॅग बाॅक्समध्ये, जो डेटाबेस उघडायचा आहे तो निवडा आणि नंतर ओपनवर क्लिक करा.
3. टेबल्स ग्रुपमधील क्रिएट टॅबवरील डिझाईन टेबलवर क्लिक करा.
4. डेटाबेसमध्ये नवीन टेबल घातले जाईल आणि ते टेबल डिझाईन व्हयूमध्ये उघडेल.
डेटाशीट व्हयू
डिझाइन व्हयूमध्ये तयार केलेल्या फील्ड्समध्ये व्हॅल्युज घालण्यासाठी मुख्यतः डेटाशीट व्हयूचा उपयोग होतो. डेटाशीट व्हयूमध्ये, फील्डच्या डेटाचा प्रकार निश्चित करता येत नाही, फील्डच्या प्राॅपर्टीज बदलता येत नाहीत किंवा प्रायमरी कीसुद्धा देता येत नाही.
डेटाशीट व्हयू वापरुन टेबल तयार करणे
डेटाशीट व्हये वापरुन डेटाबेसमध्ये नवीन टेबल तयार करण्यासाठी,
1. मायक्रोसाॅफट आॅफिस बटणावर क्लिक करा आणि त्यानंतर न्यूवर क्लिक करा.
2. फाईल नेम बाॅक्समध्ये, नवीन डेटाबेससाठी फाईलचे नाव टाईप करा.
3. वेगळया ठिकाणी डेटाबेस सेव्ह करण्यासाठी फोल्डर आयकाॅनवर क्लिक करा.
4. क्रिएटवर क्लिक करा.
5. नवीन डेटाबेस उघडेल आणि डेटाशीट व्हयूमध्ये टेबल 1 नावाचे नवीन टेबल तयार होईल.
डेटाशीट व्हयू वापरुन आधाीच्या डेटाबेसमध्ये नवीन टेबल तयार करण्यासाठी,
1. मायक्रोसाॅफट आॅफिस बटणावर क्लिक करा आणि त्यानंतर ओपनवर क्लिक करा.
2. ओपन डायलाॅग बाॅक्समध्ये, उघडायचा डेटाबेस निवडा आणि त्यानंतर ओपनवर क्लिक करा.
3. टेबल्स म्रुपमधील क्रिएट टॅबरील टेबलवर क्लिक करा.
4. डेटाबेसमध्ये नवीन टेबल घातले जाईल आणि ते टेबल डेटाशीट व्हयूमध्ये उघडेल.
प्रायमरी की देणे
प्रायमरी की म्हणजे एक काॅलम किंवा एकत्रित काॅलम्स असून ज्याच्या व्हॅल्यूजद्वारे, टेबलमधील ओळ किंवा रेकाॅर्ड ओळखले जाते. असे फील्ड प्रायमरी की म्हणून निवडावे लागते कि त्या फील्डमधील प्रत्येक डेटा हा स्वतंत्र अथवा वेगळा असावा लागतो.
प्रायमरी की ची व्हॅल्यू, टेबलमधील प्रत्येक रेकाॅर्ड किंवा ओळीसाठी स्वतंत्र असावी लागते.
सुयोग प्रायमरी की ची वैशिष्टये म्हणजे:
अ. ती प्रत्येक ओळ स्वतंत्रपणे ओळखते.
ब. यामध्ये नेहमी व्हॅल्यू असून ती कधीही रिक्त नसते.
क. ती क्वचितच बदलते.
अॅक्सेसमध्ये प्रायमरी की फील्डचा उपयोग, अनेक टेबल्समधील डेटा चटकन एकत्रित करण्यासाठी केला जातो.
या ठिकाणी नेहमी आयडी क्रमांक, अनुक्रमांक किंवा कोडसारखा स्वतंत्र ओळख क्रमांक प्रायमरी की साठी वापरला जातो. उदा. कस्टमर्स टेबलमध्ये, प्रत्येक ग्राहकासाठी स्वतंत्र ग्राहक क्रमांक असतो. त्यामुळे या टेबलमधील ग्राहक क्रमांक (Customers ID) हे प्रायमरी की फील्ड असते.
अेबलसाठी प्रायमरी की देणे नेहमी आवश्यक असते. अॅक्सेसमध्ये प्रायमरी कीसाठी आपोआप इंडेक्स तयार केला जातो ज्यामुळे क्वेरिज आणि इतर क्रिया वेगाने करण्यास मदत होते. तसेच प्रत्येक प्रायमरी की फील्डमध्ये व्हॅल्यू असल्याची व ती वेगळी असल्याची खात्री मिळते.
जेव्हा डेटाशीट व्हयूमध्ये नवीन टेबल तयार केले जाते. तेव्हा प्रायमरी की आपेआप तयार केली जाते आणि तिला आयडीच्या फील्डचे नाव आणि आॅटोनंबर डेटा प्रकार दिला जातो. हे फील्ड डेटाशीट व्हयूमध्ये झाकलेले असते परंतु डिझाइन व्हयूमध्ये गेल्यास ते दिसते.
प्रायमरी की देण्यासाठी,
1. डिझाइन व्हयूमध्ये टेबल उघडा.
2. जे फील्उ किंवा फील्ड्स प्रायमरी की म्हणून वापरायचे आहे ते निवडा.
3. एक फील्ड निवडण्यासाठी, तुम्हाला हव्या त्या ओळीच्या रो सिलेक्टरवर क्लिक करा.
4. एकापेक्षा अधिक फील्ड्स निवडण्यासाठी कन्ट्रोल की दाबून ठेवा आणि प्रत्येक फील्डच्या रो सिलेक्टरवर क्लिक करा.
5. टूल्स ग्रुपमधील डिझाइन टॅबवरील प्रायमरी की वर क्लिक करा.
फील्डवर किंवा जे फील्ड प्रायमरी की म्हणून दिले असेल त्याच्या डावीकडे की इंडिकेटर येईल.
टेबल सेव्ह करणे
टेबल सेव्ह करण्यासाठी,
1. मायक्रोसाॅफट आॅफिस बटणावर क्लिक करा आणि त्यानंतर सेव्हवर क्लिक करा.
किंवा
2. टेबलच्या डाॅक्रूुमेंट टॅबवर राईट-क्लिक करा आणि शाॅर्टकट मेनूवरील सेव्हवर क्लिक करा.
किंवा
3. क्विक अॅक्सेस टूलबारवरील सेव्हवर क्लिक करा.
टीप:7 समजा प्रायमरी की न देता टेबल सेव्ह केले टेबल डिझइन व्हयू वापरुन तयार केलेले तर त्या टॅबलला प्रायमरी की आवश्यक आहे कि नाही याची विचारणा करणारा इशारा संदेश येतो. जर येस बटण क्लिक केले तर प्रायमरी की म्हणून आॅटोनंबर फील्ड आपोआप तयार केले जाते.
टेबलमध्ये फील्ड्स घातल्यावर त्याची रचना सेव्ह करावी लागते. जेव्हा नवीन टेबल पहिल्यांदा सेव्ह केले जाते तेव्हा त्या टेबलमधील माहितीशी सुसंगत असे नाव त्या टेबलला द्यावे लागते. त्यासाठी दोन शब्दातील मोकळया जागांसह 64 अक्षरे देता येतात. उदा. एखाद्या टेबलला कस्टमर्स, पार्टस अन्व्हेंटरी किंवा प्राॅडक्टस अशी नावे देता येतात,